Ultimo aggiornamento: 28 agosto 2026.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti attraverso il sito www.ducadeste.com è Fincres S.p.A., con sede in Viale Palmiro Togliatti 1587, 00155 Roma, P. IVA 01435741002, C.F. 05709490584. La struttura ricettiva è il Grand Hotel Duca d'Este, Via Nazionale Tiburtina 330, 00019 Tivoli Terme (RM).

Contatti: telefono (+39) 0774 3883 — e-mail info@ducadeste.com.

Qualora sia stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO/RPD), i relativi dati di contatto dovranno essere aggiunti a questa informativa.

2. Ambito dell'informativa

La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 12 e 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e descrive i trattamenti di dati personali effettuati attraverso il sito, i moduli online, i servizi di prenotazione, la newsletter e i servizi esterni eventualmente attivati dall'utente. Per i cookie e gli altri strumenti di tracciamento si rinvia anche alla Cookie Policy.

3. Categorie di dati trattati

Dati di navigazione e sicurezza: indirizzo IP, data e ora della richiesta, URL richiesto, informazioni sul browser e sul dispositivo, log tecnici e dati necessari alla sicurezza, diagnostica e corretta erogazione del sito.
Dati forniti dall'utente: nome, cognome, e-mail, numero di telefono, contenuto dei messaggi e ogni altra informazione inserita volontariamente nei moduli di contatto, richiesta informazioni, richiesta preventivo o analoghi strumenti.
Dati relativi a prenotazioni e soggiorni: date di arrivo e partenza, numero di ospiti e, nella fase di prenotazione sul motore Simple Booking, i dati ulteriori richiesti per la conclusione e gestione della prenotazione.
Dati newsletter: nome, cognome, e-mail, numero di cellulare ove richiesto, prova del consenso, data e informazioni tecniche strettamente necessarie a documentare l'iscrizione e gestire la revoca.
Dati relativi alle preferenze privacy/cookie: scelta dell'utente in merito ai servizi non necessari, versione dell'informativa e data della scelta, memorizzate localmente sul dispositivo e/o, ove necessario, nei sistemi del Titolare per documentare il consenso.
Dati trattati tramite servizi esterni opzionali: informazioni tecniche e dati eventualmente comunicati ai fornitori quando l'utente abilita o utilizza servizi quali il motore di prenotazione, l'assistente/chat, le mappe, i sistemi antispam o gli strumenti di misurazione e marketing.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

4.1 Navigazione, funzionamento e sicurezza del sito

I dati tecnici strettamente necessari sono trattati per consentire la visualizzazione delle pagine, prevenire abusi, garantire la sicurezza dei sistemi e diagnosticare malfunzionamenti. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e corretta gestione dei propri sistemi ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, ferma restando l'applicazione dell'art. 122 del D.lgs. 196/2003 per l'accesso o l'archiviazione di informazioni sul dispositivo dell'utente.

4.2 Richieste di informazioni, preventivi e contatti

I dati sono trattati per rispondere alle richieste dell'utente e svolgere attività precontrattuali richieste dall'interessato. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR. I dati obbligatori sono quelli necessari per poter gestire la specifica richiesta; il mancato conferimento può impedire al Titolare di fornire riscontro.

4.3 Prenotazioni e gestione del soggiorno

I dati sono trattati per verificare la disponibilità, concludere e gestire la prenotazione, erogare i servizi alberghieri, gestire pagamenti, richieste dell'ospite e adempimenti connessi. La base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) e, per gli obblighi previsti dalla legge, l'art. 6, par. 1, lett. c GDPR. Il motore di prenotazione può essere fornito da Simple Booking/QNT; nella relativa piattaforma possono applicarsi anche le informative del fornitore.

4.4 Newsletter e comunicazioni promozionali

L'invio di newsletter, proposte e comunicazioni promozionali avviene soltanto previo consenso specifico, libero e revocabile dell'interessato ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a) e dell'art. 7 GDPR. La mancata prestazione del consenso non pregiudica la possibilità di utilizzare gli altri servizi del sito o di effettuare una prenotazione.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento mediante il link di disiscrizione presente nelle comunicazioni, ove disponibile, oppure scrivendo a info@ducadeste.com. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

4.5 Servizi esterni facoltativi, misurazione e marketing

I servizi non strettamente necessari alla navigazione — ad esempio widget esterni, chat/assistente, mappe incorporate, sistemi di misurazione, strumenti pubblicitari o pixel — sono attivati soltanto dopo una scelta positiva dell'utente nelle preferenze privacy/cookie. La base giuridica è il consenso ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a GDPR e, per cookie o strumenti equivalenti, dell'art. 122 del Codice Privacy.

5. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento avviene con strumenti elettronici e, ove necessario, con modalità manuali, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione e integrità. Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione o distruzione.

6. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari a rispondere a una richiesta, predisporre un preventivo o eseguire una prenotazione è necessario per dare seguito all'iniziativa dell'utente. Il conferimento per newsletter, marketing e servizi esterni non necessari è facoltativo e il relativo rifiuto non impedisce la normale consultazione del sito.

7. Destinatari e soggetti che possono trattare i dati

I dati possono essere trattati, nei limiti delle rispettive funzioni, da:

personale autorizzato di Fincres S.p.A. e del Grand Hotel Duca d'Este;
fornitori di hosting, infrastruttura, manutenzione e sicurezza informatica;
fornitori di posta elettronica e servizi di comunicazione;
fornitori del motore di prenotazione, incluso Simple Booking/QNT ove utilizzato;
fornitori di servizi di assistenza/chat, mappe, antispam e funzionalità web;
fornitori di strumenti di analisi, gestione tag, advertising e social media, esclusivamente ove l'utente abbia prestato il consenso richiesto;
consulenti professionali, amministrativi, fiscali e legali;
autorità pubbliche e altri soggetti quando la comunicazione sia imposta dalla legge.

Tali soggetti operano, a seconda dei casi, come responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, persone autorizzate oppure autonomi titolari. L'elenco aggiornato dei responsabili può essere richiesto al Titolare.

8. Trasferimenti di dati verso Paesi terzi

Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati anche in Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione o di altro meccanismo previsto dalla normativa applicabile, con le eventuali misure supplementari necessarie. Informazioni sulle garanzie applicabili possono essere richieste al Titolare.

9. Periodi di conservazione

Richieste e preventivi: per il tempo necessario a gestire la richiesta e, successivamente, per il periodo necessario alla tutela dei diritti del Titolare e all'adempimento degli obblighi applicabili.
Prenotazioni e soggiorni: per la durata del rapporto e, successivamente, per i termini previsti dalla normativa civilistica, fiscale, contabile e di pubblica sicurezza applicabile.
Newsletter: fino alla revoca del consenso o alla disiscrizione, salvo la conservazione delle informazioni strettamente necessarie a documentare la revoca e impedire ulteriori invii.
Consensi privacy/cookie: per il tempo necessario a documentare la scelta e secondo le regole indicate nella Cookie Policy; la preferenza sul dispositivo viene comunque rinnovata o nuovamente richiesta nei casi previsti dalla normativa.
Log tecnici: per un periodo limitato e proporzionato alle esigenze di sicurezza e diagnostica, salvo necessità di ulteriore conservazione in caso di incidenti, frodi o richieste dell'autorità.

10. Diritti dell'interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l'interessato può esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22, inclusi accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso. Può inoltre chiedere informazioni sull'origine dei dati, sulle finalità, sui destinatari e sui trasferimenti verso Paesi terzi.

Le richieste possono essere inviate a info@ducadeste.com.

11. Reclamo all'Autorità di controllo

L'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali oppure, ricorrendone i presupposti, all'autorità di controllo competente ai sensi degli artt. 77 e seguenti GDPR, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

12. Processi decisionali automatizzati

Salvo diversa indicazione resa nel contesto di uno specifico servizio, il sito non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR.

13. Minori

Il sito e i servizi alberghieri online non sono specificamente rivolti a minori per finalità di marketing. Qualora il trattamento si basi sul consenso di un minore nell'ambito di servizi della società dell'informazione, saranno applicate le condizioni previste dalla normativa vigente.

14. Modifiche all'informativa

Il Titolare può aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione aggiornata è pubblicata su questa pagina con indicazione della data di revisione.